公司綠盒到底是什麼?

註冊有限公司,是踏出創業的第一步!通常成立公司時,會聽過一個叫「綠盒」的套裝,這個綠色盒子內裡,包含著註冊公司所符合法定要求的有關物品、文件和紀錄冊,至於各自的用途是什麼,讓我們一起了解:


1⃣️商業登記證/公司註冊證書

兩者都是重要文件,作為公司成立的證明。每張商業登記證有效期一年,每年到期1個月內需續證,處理銀行事務、交易、稅務、登記服務或申請貸款等等都需要使用。

 

2⃣️公司章程

是一本綠色的小冊子,主要列出公司內部重要資訊,董事和股東等守則,包括公司名稱、公司成員的責任,公司類別,相關成員的債權、債務、投票權等;公司股本顯示註冊時授權的股本總額、股份劃分方法及股票票面價值,而且註明每位股權人所佔股份數額。清晰可見,避免日後發生爭議。


3⃣️組織條款

是公司章程大綱,必須由股權認購人簽署認購股份數額,宣告願意組成公司的意願。主要用在註冊資本、名稱、股東變更或計劃日後上市。


4⃣️股票本

是用來轉讓或買賣公司股份的證明文書。

 

5⃣️法定紀錄冊

記錄董事、公司秘書、股東狀況及詳細資料、董事會議記錄、股東會議記錄、法定表格等等。

必須妥當保管,並定期作出檢視。

 

6⃣️簽名方印

公司原子印,用作文件處理及簽合同使用,包括銀行帳號(支票、匯款單、取款單、轉帳單)、公司業務往來的合同、交易單據、公司內部文件等等,通常是紫色或藍色印章。


7⃣️圓印

小圓章原子印,是一個比較次要的印章。通常是雙邊加內圈,外圈為公司英文名稱,加上米字號,顏色為紫色和藍色。主要作用是修改過後在旁邊蓋一個圓章,也可以當做財務印章。但簽訂重要合同時,建議不要使用。

 

8⃣️鋼印

鋼印就是法團印章(common seal),上面印有公司的名稱,先印在貼紙上,然後再把貼紙貼在文件上。在處理一些法律文件和契據,都會用到法團印章。但由於2014年新公司條例,容許香港公司可以選擇沒有法團印章,所以近年新公司開始少用。




💡綠盒內每一份文件和工具都是很重要,是處理公司業務必須的憑證。企業負責人必須妥善保管,儲存在安全可靠的地方。